ระบบ
ระบบ PMS (Property Management System) เป็นระบบบริหารจัดการทรัพย์สินที่ใช้ในธุรกิจโรงแรม มีหน้าที่ในการบริหารจัดการและควบคุมทุกด้านของโรงแรม เช่น การจองห้องพัก, การจัดการห้องพัก, การบันทึกข้อมูลลูกค้า, การจัดการราคา, การควบคุมสต็อก, การบันทึกการชำระเงิน, การจัดการบุคลากร, รายงานการประกอบการ และหลายฟังก์ชันอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจโรงแรมอย่างเต็มรูปแบบ
ระบบ PMS มีบทบาทสำคัญในการแก้ไขปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพในธุรกิจโรงแรมได้หลายวิธีดังนี้:
-
การจองและจัดการห้อง: ช่วยให้โรงแรมสามารถตรวจสอบห้องพักที่ว่างและรายละเอียดของการจองได้ง่ายขึ้น ทำให้สามารถจัดการห้องพักให้เต็มประสิทธิภาพและลดความสับสนในการจอง
-
การบริหารราคา: ช่วยในการกำหนดราคาห้องพักให้เหมาะสมกับตลาดและฤดูกาล โรงแรมสามารถสร้างโปรโมชั่นและส่วนลดเพื่อดึงดูดลูกค้าในช่วงเวลาที่ต่างกัน
-
บริหารสต็อก: ช่วยจัดการสต็อกสินค้าและบริการอื่นๆ ในโรงแรม เช่น ร้านอาหารและบาร์ ทำให้สามารถตรวจสอบสินค้าในสต็อกและรายงานการขายได้ง่าย
-
การบันทึกข้อมูลลูกค้า: ช่วยบันทึกข้อมูลลูกค้าและประวัติการเข้าพัก ทำให้สามารถติดต่อลูกค้าในอนาคตได้ง่ายและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
-
การบันทึกการชำระเงิน: ช่วยในการบันทึกและตรวจสอบการชำระเงินของลูกค้า ทำให้ลดความผิดพลาดในการบันทึกการเรียกเก็บเงิน
-
การจัดการบุคลากร: ช่วยจัดการข้อมูลบุคลากร การตารางงาน และการประเมินประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้บริหารจัดการบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
-
รายงานการประกอบการ: PMS สร้างรายงานที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับการประกอบการของโรงแรม เช่น รายงานยอดการจอง, รายงานกำไรขาดทุน, และรายงานการใช้ห้องพัก เพื่อให้ผู้บริหารตรวจสอบสถานะและทิศทางของธุรกิจ
ระบบ PMS เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยในการบริหารจัดการและเพิ่มประสิทธิภาพในธุรกิจโรงแรม ทำให้โรงแรมสามารถให้บริการลูกค้าอย่างมีคุณภาพและเพิ่มกำไรให้กับธุรกิจได้อย่างดี
- ผู้ให้บริการ ระบบ PMS มีกี่ประเภท? แล้วธุรกิจควรเลือกแบบไหนดี?
- ทำไมธุรกิจถึงต้องเลือกใช้โปรแกรมโรงแรม PMS?
- สิ่งที่ควรรู้ก่อนจ้างทำโปรแกรม โรงแรม
ผู้ให้บริการ ระบบ PMS มีกี่ประเภท? แล้วธุรกิจควรเลือกแบบไหนดี?
ระบบ PMS (Property Management System) มีหลายประเภทที่สามารถปรับใช้กับความต้องการและขนาดของธุรกิจโรงแรมต่างๆ ประเภทหลักของ PMS รวมถึง:
-
On-Premises PMS (PMS แบบใช้ในสถานที่): ระบบนี้ติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของโรงแรมและมักต้องการการบำรุงรักษาและการดูแลเครื่องมือด้วยทีมผู้ดูแลระบบของโรงแรมเอง ระบบ On-Premises PMS มักเหมาะสำหรับโรงแรมขนาดใหญ่ที่มีทรัพยากรเพียงพอในการดูแลรักษาระบบและความปลอดภัยของข้อมูลในบริษัท
-
Cloud-Based PMS (PMS แบบคลาวด์): ระบบ PMS แบบคลาวด์ตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ออนไลน์และสามารถเข้าถึงผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ระบบนี้ไม่ต้องการการดูแลรักษาภายใน และมักมีค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่าในเรื่องของการบำรุงรักษาและอัปเดต ระบบ PMS แบบคลาวด์เหมาะสำหรับทุกขนาดของธุรกิจโรงแรม และมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนขนาด
-
Mobile PMS (PMS แบบมือถือ): ระบบ PMS แบบมือถืออนุญาตให้บริการจองและการจัดการโรงแรมผ่านแอปพลิเคชันบนโทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ต ระบบนี้เหมาะสำหรับโรงแรมที่ต้องการให้ลูกค้าทำรายการการจองและการชำระเงินในขณะที่อยู่นอกโรงแรมหรือในที่สาธารณะ
-
Limited-Service PMS (PMS แบบบริการจำกัด): ระบบ PMS แบบนี้มุ่งเน้นการบริหารจัดการโรงแรมที่มีบริการจำกัด เช่น โรงแรมที่ไม่มีร้านอาหารหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ ระบบนี้มักมีค่าใช้จ่ายที่ต่ำและเรียบง่าย
การเลือกประเภทของ PMS ที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความต้องการและเป้าหมายของธุรกิจโรงแรมของคุณ หากคุณมีงบประมาณและทรัพยากรมากพอที่จะดูแลและบำรุงรักษาระบบเอง ระบบ On-Premises PMS อาจเหมาะสำหรับคุณ แต่หากคุณต้องการความยืดหยุ่นและค่าใช้จ่ายที่ต่ำของการบริหารจัดการระบบ PMS แบบคลาวด์อาจเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด และการบริการแบบมือถือหรือ Limited-Service PMS อาจเหมาะสำหรับโรงแรมที่มีลักษณะเฉพาะเจาะจงในการให้บริการลูกค้า
ทำไมธุรกิจถึงต้องเลือกใช้โปรแกรมโรงแรม PMS?
การเลือกใช้โปรแกรมระบบบริหารจัดการทรัพยากรโรงแรม (PMS - Property Management System) มีความสำคัญอย่างมากในธุรกิจโรงแรมด้วยเหตุผลที่หลายประการ:
-
บริหารจัดการโรงแรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ: ช่วยในการบริหารจัดการโรงแรมให้อยู่ในสภาพที่ดีและมีประสิทธิภาพที่สูง เช่น การจองห้องพัก, การบันทึกข้อมูลลูกค้า, การจัดการการเช็คอินและเช็คเอาท์, การควบคุมสต็อก, และการบริหารจัดการบุคลากร ทำให้โรงแรมสามารถให้บริการลูกค้าอย่างมีคุณภาพและเติบโตไปพร้อมกับการขยายธุรกิจ
-
จัดการการจอง: ช่วยจัดการการจองห้องพักให้เป็นไปอย่างรวดเร็วและประสิทธิภาพ โรงแรมสามารถตรวจสอบสถานะของห้องพักได้อย่างทันทีและจัดการการจองโดยไม่เกิดความสับสน
-
ควบคุมราคา: ช่วยกำหนดราคาห้องพักให้เหมาะสมกับตลาดและฤดูกาล โรงแรมสามารถสร้างโปรโมชั่นและส่วนลดเพื่อดึงดูดลูกค้าในช่วงเวลาที่ต่างกัน
-
บันทึกข้อมูลลูกค้า: ช่วยในการบันทึกข้อมูลลูกค้าและประวัติการเข้าพัก ทำให้สามารถติดต่อลูกค้าในอนาคตเพื่อให้บริการอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
-
การบันทึกการชำระเงิน: ช่วยในการบันทึกและตรวจสอบการชำระเงินของลูกค้า ทำให้ลดความผิดพลาดในการบันทึกการเรียกเก็บเงิน
-
ความสะดวกสบายสำหรับลูกค้า: ระบบ PMS ทำให้ลูกค้าสามารถทำรายการการจองและชำระเงินออนไลน์ได้ง่ายและสะดวก ทำให้เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
-
รายงานและการวิเคราะห์: สร้างรายงานที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับการประกอบการของโรงแรม เช่น รายงานยอดการจอง, รายงานกำไรขาดทุน, และรายงานการใช้ห้องพัก เพื่อให้ผู้บริหารตรวจสอบสถานะและทิศทางของธุรกิจ
การใช้ PMS ช่วยในการปรับปรุงการบริหารจัดการทรัพยากรในโรงแรม ทำให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่มกำไรให้กับธุรกิจได้อย่างดี
สิ่งที่ควรรู้ก่อนจ้างทำโปรแกรม โรงแรม
ก่อนที่คุณจะเริ่มจ้างทำโปรแกรมสำหรับโรงแรมของคุณ คุณควรรู้บางสิ่งเพื่อให้โปรเจคเป็นไปอย่างราบรื่นและเสถียรภาพมากขึ้น นี่คือบางแนวทางที่คุณควรพิจารณา:
-
วัตถุประสงค์และความต้องการของโปรแกรม: กำหนดวัตถุประสงค์และความต้องการของโปรแกรมให้ชัดเจน ว่าต้องการให้โปรแกรมทำอะไรบ้าง เช่น การจัดการการจองห้องพัก การจัดการบัญชี การจัดการบริการห้องอาหาร เป็นต้น
-
งบประมาณ: กำหนดงบประมาณที่พร้อมจ่ายสำหรับโปรเจคนี้ คุณควรพิจารณาค่าใช้จ่ายทั้งหมด เช่น ค่าพัฒนา การทดสอบ การดูแลรักษา และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
-
ระยะเวลา: กำหนดระยะเวลาที่คาดว่าโปรเจคจะเสร็จสิ้น นี่จะช่วยให้คุณและทีมพัฒนามีความเข้าใจในเรื่องของเวลาและกำหนดตารางการ
-
คุณภาพและความสามารถ: ระบุคุณภาพที่คุณต้องการให้กับโปรแกรม เช่น ประสิทธิภาพ ความเป็นมาตรฐาน ความปลอดภัย เป็นต้น นอกจากนี้ ยังควรระบุความสามารถที่คุณต้องการให้กับโปรแกรม เช่น การรองรับจำนวนผู้ใช้ที่มากขึ้นในอนาคต
-
การติดต่อและการสื่อสาร: มีการสื่อสารที่ชัดเจนกับทีมพัฒนาเกี่ยวกับความต้องการและความคืบหน้าของโปรเจค นี่ช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจและเกิดความ透เนียมในกระบวนการพัฒนา
-
เลือกผู้พัฒนา: คุณควรพิจารณาเลือกบริษัทหรือนักพัฒนาที่มีประสบการณ์และความสามารถในการพัฒนาโปรแกรมสำหรับโรงแรม
-
ระบบสนับสนุนและการบำรุงรักษา: คิดเกี่ยวกับวิธีการดูแลและบำรุงรักษาโปรแกรมในระยะยาว เช่น การอัปเดต การแก้ไขข้อบกพร่อง เป็นต้น
-
การบริหารจัดการโครงการ: มีแผนการบริหารจัดการโครงการเพื่อให้โปรเจคดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและตามเวลา
-
ข้อมูล: ระบุข้อมูลที่จำเป็นที่โปรแกรมควรจะมี ในบางกรณี เช่น ข้อมูลของลูกค้า ข้อมูลการจอง ข้อมูลการเช็คอิน เป็นต้น
-
ความพร้อมในการรับโปรแกรม: ตรวจสอบว่าโรงแรมของคุณพร้อมที่จะรับโปรแกรมและระบบใหม่ อาจจะต้องปรับปรุงระบบอื่น ๆ เพื่อให้สอดคล้องกับโปรแกรมใหม่
การเตรียมความพร้อมให้ดีก่อนที่จะเริ่มโปรเจคจะช่วยให้กระบวนการพัฒนาเป็นไปอย่างราบรื่นและลดความเสี่ยงในอนาคตด้วยครับ แน่นอนว่าการทำโปรแกรมโรงแรมเป็นโปรเจคที่ใหญ่ การคิดให้ดีและเตรียมความพร้อมเป็นสิ่งสำคัญในการประสบความสำเร็จในระยะยาว.
